Pięć sygnałów, że arkusz kosztuje więcej niż program
Arkusz jest tani, dopóki ktoś nie liczy czasu, który w nim spędza. Granica jest zwykle wyraźna i da się ją rozpoznać po objawach, nie po liczbie wierszy.
- Dwie osoby edytują ten sam plik i jedna z nich nadpisuje drugiej zmiany albo pracuje na starej kopii.
- Klienci dzwonią z pytaniem „czy sprzęt jest gotowy”, a odpowiedź wymaga szukania wiersza.
- Wycenę wysyłasz mailem, a zgodę klienta znajdujesz później w wątku, jeśli w ogóle.
- Ten sam sprzęt wraca na reklamację i nikt nie pamięta, co już wymieniono.
- Nie wiesz, ile zgłoszeń zamienia się w płatne naprawy, bo nikt tego nie liczy.
Jeśli pasują co najmniej trzy punkty, koszt pracy ręcznej jest zwykle wyższy niż abonament. Jak to policzyć krok po kroku, opisuje artykuł ile kosztuje program do zleceń serwisowych.
Arkusz Excel czy program do zleceń, porównanie funkcji
| Potrzeba | Arkusz Excel | Program do zleceń w Zreperuj |
|---|---|---|
| Karta zlecenia z danymi klienta i sprzętu | Wiersz, który trzeba samodzielnie ułożyć | Gotowa karta zlecenia |
| Protokół przyjęcia dla klienta | Osobny dokument przepisywany ręcznie | PDF z numerem zlecenia wysyłany mailem |
| Wycena i zgoda klienta | Mail i szukanie odpowiedzi | Link z kwotą, akceptacja jednym przyciskiem, zapis z datą |
| Status dla klienta | Telefon do serwisu | Link statusu i mail przy każdej zmianie |
| Praca kilku osób | Ryzyko nadpisania | Role użytkowników |
| Historia urządzenia i reklamacje | Wyszukiwanie w arkuszu | Karta sprzętu i powiązane zlecenie reklamacyjne |
| Nowe zgłoszenia od klientów | Brak | Zgłoszenia z miasta z modelem i diagnozą |
| Koszt | 0 zł plus czas właściciela | Od 449 zł netto miesięcznie |
Arkusz wygrywa kosztem i elastycznością. Możesz w nim zrobić wszystko, ale wszystko musisz też zbudować i utrzymać.
Ile czasu zjada ręczna obsługa zleceń
Załóżmy serwis z 60 zleceniami w miesiącu. Jeśli na każde zlecenie przypada pięć minut przepisywania danych i tyle samo na telefon o status, to jest dziesięć godzin miesięcznie. Przy godzinie pracy właściciela wycenionej na 100 zł netto jest to 1 000 zł, więcej niż abonament w planie Serwis. To przykład do podstawienia własnych liczb, nie wynik pomiaru. Jeśli twoje zlecenia zajmują dwie minuty, rachunek wygląda inaczej, i wtedy arkusz może pozostać rozsądnym wyborem. Druga strona rachunku to pieniądze, które uciekają bez śladu: wycena bez zgody klienta, zamówiona część, której nikt nie chce kupić, albo naprawa gwarancyjna wykonana drugi raz, bo nie było zapisu pierwszej.
Jak przejść z arkusza na program bez przerwy w pracy
Nie przenosisz historii od razu. Zakładasz konto serwisu, ustawiasz miasto i kategorie, a nowe zlecenia otwierasz już w programie. Stare wiersze zostają w arkuszu do czasu zamknięcia ostatnich napraw. W pierwszym tygodniu pracujesz równolegle, w drugim arkusz służy już tylko do wglądu. Dla serwisu komputerowego i telefonów opisuje to program do serwisu komputerowego, dla AGD i RTV program do serwisu AGD i RTV, a dla ekip jeżdżących do klientów program dla serwisu mobilnego. Serwis, który rośnie, szybko zaczyna też wystawiać więcej faktur i przechodzi na obowiązkowy KSeF. Wtedy przydaje się program do fakturowania zgodny z KSeF, ale to osobna sprawa od obsługi zleceń.
Który plan wybrać
Plan Start (199 zł netto) obejmuje zgłoszenia i profil serwisu bez programu do zleceń, więc do zastąpienia arkusza potrzebujesz planu Serwis albo Sieć. Serwis kosztuje 449 zł netto miesięcznie albo 2 694 zł netto rocznie i daje 60 zgłoszeń w okresie, jedno miasto z gminami i trzy kategorie. Sieć kosztuje 990 zł netto miesięcznie albo 5 940 zł netto rocznie i daje 200 zgłoszeń, do dziesięciu miast i aplikację dla serwisantów. Do cen dolicza się 23 procent VAT. Szczegóły w cenniku.
Czy Excel wystarczy do prowadzenia serwisu
Tak, przy kilkunastu zleceniach miesięcznie i jednym techniku. Gdy zleceń jest kilkadziesiąt, pracuje kilka osób albo klienci pytają o status, arkusz zaczyna kosztować więcej czasu niż program.
Ile kosztuje program do zleceń serwisowych
W Zreperuj program do zleceń jest w planie Serwis za 449 zł netto miesięcznie i w planie Sieć za 990 zł netto miesięcznie. Przy płatności rocznej cena jest o połowę niższa.
Czy mogę przenieść dane z arkusza
Nie musisz. Nowe zlecenia otwierasz w programie, a stare zamykasz w arkuszu, aż do ich zakończenia.